FILING (KLS: 1DB04 Semester II)

     FILING

Andry Herdianto  (30111829)

JAKARTA | 1DBO4 MANAJEMEN INFORMATIKA

Kita berbicara tentang FILING pada kesempatan kali ini. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan FILING itu? Yang pasti ini berbeda dengan Felling yah. Mungkin untuk orang awam masing asing mendengar kata FILING ini. Tapi sebenarnya dalam dunia organisasi atau tepatnya lagi pada perusahaan FILING ini merupakan hal yang sudah lumrah terdengar.
    FILING disini berarti segala kegiatan atau tindakan atau perbuatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, kasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut data ditemukan kembali dengan mudah.
    Dari pengertian tersebut dapat kita simpulkan bahwa FILING adalah tidak hanya bagaimana melakukan penyimpanan saja tetapi juga yang paling penting adalah bagaimana surat yang disimpan tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali.
Mengapa suatu FILING diperlukan dalam suatu perusahaan?
Pentingnya suatu FILING dilakukan menyangkut :
a.    Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan diwaktu-waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kemajuan-kemajuan dan perubahan organisasi.
b.    Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu-waktu jika diperlukan dapat denga mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyangkut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manejer sangat perlu diperhatikan.
c.    FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajeryang sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. Jangan sampai pada saat ingatan tersebutdiperlukan dalam mengatasi suatu masalah susah ditemukan.
d.    FILING yang dibuat setepat-tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau papers.
Papers tersebut antara lain :
-    Surat pembayaran barang.
-    Surat penerimaan barang.
-    Surat hutang.
-    Surat asuransi.
-    Surat penjualan barang.
-    Surat pengiriman barang.
-    Surat-surat administrasi kepegawaian.
-    Surat-surat pembayaran pajak.
-    Surat perjanjian perdagangan.
-    Surat-surat jaminan.
-    Laporan-laporan keuangan perusahaan.
-    Daftar harga-harga bahan-bahan dasar.
-    Dan surat-surat yang lainnya.
Semua surat-surat yang tersebut di atas di samping yang belum termasuk ke dalam surat-surat di atas sangat penting gunanya bagi perusahaan, karena surat-surat di atas tersebut akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik dalam mengadakan perencanaan masa depan maupun target-terget perusahaan yang hendak dicapai sampai dengan masalah dalam pengambilan keputusan.

Referensi :
e-book Organisasi dan metode #